Zwei Tage, 14 Vorträge, 18 Workshops und unzählige Gespräche. Im feudalen Ambiente von Schloss Bensberg fanden am 20. und 21. November die StrategieTage CRM & Call Center 2018 statt. Rund 280 Fachleute, Experten und Führungskräfte tauschten sich dort über aktuelle Trends und Schwerpunktthemen in den Bereichen Customer Relationship Management und Call Center aus. Im Mittelpunkt standen moderne Lösungsangebote, die es Unternehmen ermöglichen, mit den neuen Anforderungen an stärkere Kundenbindung und professionellen Kundendialog Schritt zu halten.

Es ist wieder soweit, Einzelhändler auf der ganzen Welt bereiten sich auf den Weihnachtsansturm vor. Die vorweihnachtliche Kauflust ist für sie eine gute Gelegenheit, hohe Umsätze zu generieren, stellt sie aber auch vor die Herausforderung mit der intensiven Kundennachfrage Schritt zu halten.

Von der einfachen Informationsanfrage bis hin zur Beschwerde – es gibt 1001 Gründe, aus denen Kunden das Contact Center eines Unternehmens anrufen. Häufig wählen sie das Telefon statt eine E-Mail zu schreiben, weil sie diesen Kommunikationskanal für den schnellsten und unkompliziertesten Weg halten, um Informationen, Antworten oder Ratschläge zu erhalten. Es gibt allerdings zwei häufige Situationen, die Kunden hassen, wenn sie eine Service-Hotline oder ein Contact Center anrufen. Wie Sie mit diesen Störfaktoren umgehen oder sie in Ihrem Contact Center weitgehend beseitigen können, erläutert der folgende Beitrag.

Das Coaching der Kundenberater ist ein integraler Bestandteil des Managements der Kundenbeziehungen. Doch worin genau besteht dieses Coaching? Der Begriff ist sehr allgemein und sagt gewissermaßen alles und nichts aus. Zudem ist der Titel Coach nicht geschützt. Heutzutage bezeichnet sich jeder, der in irgendeiner Weise als persönlicher Berater agiert, gerne als Coach: Egal ob im Sport, für Inneneinrichtung, Gärtnerei oder in den verschiedensten Trends der Persönlichkeitsentwicklung: Coaches findet man überall.

Diese drei Vorteile – Einfachheit, hoher Informationsgehalt, Emotionen – sorgen dafür, dass Voice ein Kanal ist, der großen Wert für jedes Unternehmen hat, das seinen Kunden zuhören möchte. Allerdings ist es durchaus anspruchsvoll, diesen Kanal optimal zu nutzen: Wer einen Kundenservice auf hohem Niveau bieten will, muss jederzeit genügend Kundenberater zur Verfügung haben, um die eingehenden Anrufe zufriedenstellend beantworten zu können. Die Analyse der Daten Ihrer Kommunikationslösung erlaubt es Ihnen, Spitzen und Tiefs in Ihrem Callcenter ausfindig zu machen und die Besetzung dementsprechend optimal anzupassen. Das ist die wichtigste Bedinung, um Überbesetzung zu vermeiden, ein Problem, das sich als sehr teuer erweisen kann. Aber auch Unterbesetzung, die bei Ihren Kunden unweigerlich zu Unzufriedenheit führen wird, kann so vermieden werden.

Persönliche Fotoprints sind ein Geschenk, das immer Freude macht. Kein Wunder, dass die Nachfrage in diesem Bereich vor Feiertagen (Weihnachten, Ostern, Valentinstag, Mutter- und Vatertag) in die Höhe schießt. Für PhotoBox, den europäischen Marktführer für Fotoprodukte, mit 30 Millionen Kunden in 12 Ländern, sind diese Zeiträume enorm wichtig für den Jahresumsatz.

Nicht nur, dass der Voicekanal nicht aus dem Kundenservice verschwunden ist: Entgegen vieler Vorhersagen behauptet er sich gegen die digitalen Kanäle. Die zahlreichen digitalen Kommunikationswege bieten die Möglichkeit zur Automatisierung, weshalb sie gerne als die effizientere Lösung bezeichnet werden. Das hängt jedoch ganz davon ab, wie man "effizient" definiert. Wer großen Wert auf die Customer Experience und hervorragende Kundenbeziehungen legt, für den bleibt Voice – aus mindestens drei Gründen – eines der wichtigsten Werkzeuge.

Im Vergleich zu Banken haben Versicherungen einen entscheidenden Nachteil: Es finden nur wenige Interaktionen mit den Versicherten statt. Für die Kunden entsteht so der Eindruck, dass die Customer Experience zu unpersönlich sei. In einer Branche, in der personenbezogene Daten naturgemäß sehr wichtig sind, mag das paradox erscheinen. Jedoch ist es ein großer Unterschied, ob man große Datenmengen lediglich nutzt, um statistische Risiken zu kalkulieren, oder ob man mit Hilfe von individuellen Daten die Kundenbeziehungen verbessert.

Um einen optimalen Kundenservice bieten zu können, sollten die Mitarbeiter in Ihrem Contact Center in der Lage sein, alle Anfragen direkt zu beantworten, am besten in nur einem Gespräch. Leider gibt es immer wieder Fälle, in denen das nicht möglich ist: Der Kundenberater kennt die Antwort nicht, der Experte auf dem Gebiet weiß auch nicht weiter, eine andere Abteilung oder ein externer Service müssen hinzugezogen werden. Wenn eine Anfrage weitergeleitet werden muss, ist es nicht immer ganz leicht, mit der Enttäuschung und dem Ärger des Kunden umzugehen, der nicht sofort eine Antwort auf seine Frage erhält…

Obwohl die Mitarbeiter des Kundenservice das direkte Bindeglied zwischen Konzern und Kunden darstellen, wird ihre tragende Rolle im Unternehmen oftmals nicht anerkannt. Die Berater in den heutigen Contact Centern sind zu einem großen Teil verantwortlich für die Kundenzufriedenheit und müssen daher eine enorme Verantwortung tragen, während sie gleichzeitig einer hohen Belastung und einer nicht zu unterschätzenden Menge Stress ausgesetzt sind.