5 consejos para elegir tu herramienta de teleprospección

14 mayo 2021
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Cold calling, telemarketing, phoning, campañas de emisión de llamadas… Hay muchos términos que designan la venta telefónica, uno de los pilares de la actividad comercial. Utilizar la solución de teleprospección correcta te permitirá ganar tiempo, ya que podrás automatizar muchas acciones durante tus campañas de teleprospección. Estos son 5 puntos importantes que debes tener en cuenta antes de elegir una solución de call center (o herramienta de teleprospección)

 

Demo personalizada

 

1. Inyectar contactos de varias maneras

 

En función de tus objetivos, existen 3 métodos para inyectar contactos en una campaña de teleprospección:

  • Importar archivos de contactos a tu herramienta de teleprospección: el archivo se importa manualmente a la solución de teleprospección, la cual contactará después con tus prospects, uno tras otro. Este método no requiere de ninguna integración y se hace con unos pocos clics. En cambio, carece de flexibilidad.
  • Consultar un archivo de datos: mismo método que en el caso anterior pero con menos acciones manuales. Solo tienes que importar el archivo a la solución de teleprospección y será la propia solución la que consultará el fichero a través de integraciones.
  • Inyectar leads sobre la marcha: los leads van añadiéndose automáticamente a tu campaña de llamadas en función de unos workflows predefinidos. Por ejemplo, un prospect que rellena un formulario en tu web también puede añadirse a una campaña de teleprospección. Este método es el que aporta una mayor flexibilidad y reactividad gracias a una gran automatización. En cambio, requiere de un gran esfuerzo de desarrollo previo.

 

2. Disponer de varios modos de marcado

 

  • Una vez se hayan inyectado los contactos y estén listos para ser llamados, es recomendable elegir el modo de marcado que mejor se adapte a tus necesidades.

    • Modo preview: cuando la solución de contact detecta que un agente está disponible, le presenta una ficha con información útil. El agente podrá consultar los datos antes de iniciar la llamada haciendo un clic. 

    El modo preview es ideal para las campañas de emisión de llamadas cualitativas, como las rellamadas tras fijar una cita, pero no permite optimizar la productividad de los equipos.  

    Modo progresivo: cuando la herramienta de teleprospección detecta que un agente está disponible, esta inicia la llamada y muestra la ficha del contacto en la interfaz del agente. A diferencia del modo preview, el agente no inicia la llamada: el dialer o el autómata de llamada lo hace automáticamente. También se puede ganar tiempo combinándolo con un detector de contestadores y dejando un mensaje de voz pregrabado. 

El modo progresivo, por tanto, permite asociar eficazmente calidad y productividad durante las campañas de teleprospección.

  • Modo predictivo: cuando la solución para contact center detecta que hay agentes que van a estar disponibles en los próximos segundos, esta inicia automáticamente las llamadas. El marcado predictivo depende de un algoritmo que tiene en cuenta datos como el número de agentes disponibles o en una conversación, la duración media de las comunicaciones, la duración media para el tratamiento de las llamadas... Como todo modelo estadístico, este modo no es perfecto: es posible que la solución inicie la llamada antes de que un consejero esté disponible. 

El modo predictivo es recomendable en el marco de una prospección telefónica que incluya archivos de varios miles de contactos.

 

3. Configurar las estrategias de llamada

 

La tasa de contactabilidad es una de las métricas más seguidas por los supervisores que dirigen las campañas de emisión de llamadas, tanto para el cobro telefónico de deudas como para la prospección, la venta telefónica e incluso las campañas de telemarketing.

Para poder maximizar esta tasa de contactabilidad, definir reglas para las llamadas y rellamadas en función de criterios predefinidos te permitirá obtener unos resultados excelentes. Por ejemplo, puedes intentar contactar con personas jubiladas en un teléfono fijo durante el día, pero esta estrategia no será eficaz con personas que ejerzan una actividad profesional.

A pesar de las reglas, si no has conseguido localizar a tu contacto al primer intento, también puedes programar reglas de rellamada para diversificar los días y las horas de llamada.

Truco: una técnica que también suele dar buenos resultados consiste en complementar tus campañas de emisión de llamadas con campañas de SMS. Después de 2 o 3 intentos infructuosos, envía un SMS a tu contacto para indicarle que has intentado localizarle y que volverás a hacerlo más tarde.

 

4. Crear un script de llamada fácilmente

 

¡El refrán que dice que «nunca hay una segunda oportunidad para causar una primera buena impresión» jamás había sido tan cierto! Durante tus campañas de teleprospección o de telemarketing, los primeros segundos son determinantes. 

Un script de llamada no pretende ser leído literalmente y con un tono de voz monótono. Muy al contrario, debe apoyar el discurso de tus agentes mediante palabras clave y respuestas a las distintas objeciones a las que podrían enfrentarse.

¡Cuanto más actualizados estén los datos de los clientes en tu CRM, más personalizado estará tu discurso y mayor será la eficacia de tus agentes! Una solución de teleprospección integrada en tu CRM te permitirá adaptar tus scripts de llamada al contexto y convertirlos en una auténtica herramienta de apoyo para la toma de decisiones de tus agentes, optimizando así los resultados de las campañas.

 

5. Automatizar los workflows posllamada

 

¿La llamada ha terminado? Todos los datos intercambiados deben introducirse en una base datos o CRM para poder ser utilizados en futuras interacciones. 

Una sola llamada no siempre es suficiente, así que el seguimiento y los recordatorios son clave. Para poder maximizar el seguimiento, automatiza los workflows en función de condiciones predefinidas: envío automático de SMS y de emails, planificación de una rellamada automática pasados X días… Hay muchas estrategias posibles que te permitirán tener éxito en tus campañas de emisión de llamadas.

¿Quieres poner en marcha una solución de contact center para mejorar tus ventas? ¡Hablemos!


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